Comment bien organiser un événement ?

L’organisateur doit s’assurer de bien respecter les règles de sécurité et d’accueil du public et obtenir les autorisations nécessaires et souscrire une assurance. La communication et la billetterie constituent aussi des éléments à ne surtout pas négliger lors de ses préparatifs en particulier pour garantir le succès de votre événement qu’il soit associatif ou en entreprise, une bonne gestion des membres, artistes et prestataires est de mise.

Organiser un spectacle ou organiser un concert n’est pas une tâche de tout repos. En effet, les organisateurs doivent passer par plusieurs étapes essentielles.

Définir le public cible et la fréquentation

Effectivement, il convient avant toute chose de définir le public que vous souhaitez cibler par votre spectacle ou concert. Votre événement vise-t-il un public jeune ou plus agée ? Vous devez également penser au nombre de personnes que cette manifestation artistique pourrait accueillir, vos perspectives et moyens en ce qui concerne sa fréquentation.

Déterminer le lieu où organiser un spectacle ou un concert

Une fois le public cible défini, il importe ensuite de trouver le cadre où aura lieu la manifestation artistique. De nombreuses possibilités s’offrent en plus à vous : salle polyvalente, salle de concert, espace public, rue, etc. Dès lors, vous devez vous assurer de choisir un endroit adapté à la nature de l’événement. De fait, un espace en plein air peut être plus approprié qu’une salle et vice versa. Dans la même optique, il faut opter pour un espace en fonction de son objectif de fréquentation et l’ampleur de la manifestation. Dans tous les cas, il est primordial de vérifier que le lieu où se tiendra le spectacle ou le concert respecte les normes en vigueur. Notamment en matière d’accessibilité, de sécurité et d’accueil du public.

Choisir les artistes ou groupes qui vont participer à l’événement.

Les artistes doivent être rémunérés, l’organisateur doit donc conclure un contrat de travail en bonne et due forme avec les artistes ou leur demander un devis à signer dans le cas ou il aurait une entreprise pour effectuer leur concerts. Pour les artistes intermittents vous pouvez vous tourner vers le GUSO ( le Guichet Unique du Spectacle Occasionnel)

Fixer le budget d’organisation de l’événement

Bien évidemment, en tant qu’organisateur vous ne devez pas oublier de définir le budget pour l’organisation de votre spectacle ou votre concert. Du cachet des artistes en passant par les prestations audiovisuelles (son, lumière, structure, scène), la réservation de la salle de spectacle, le recrutement des intermittents, sans oublier le paiement des droits et taxes, il ne faut rien omettre, pas même les petits détails. Il est aussi vivement recommandé de prévoir une marge pour les imprévus (environs 15% de plus que votre calcul initial) , si le budget peut vite s’avérer serré rien ne vous empêche de recourir à d’autres alternatives pour financer votre événement. vous pouvez donc vous mettre à la recherche de sponsoring (parrainage) ou de mécénat, sans oublier le financement participatif qui fonctionne terriblement bien de nos jours !

Formalités administratives obligatoires à réaliser

L’organisation d’un événement est soumise à certaines obligations légales. L’organisme initiateur du projet doit ainsi procéder à la réalisation de plusieurs démarches administratives. (Pour information, la loi permet à une association loi 1901 d’organiser une manifestation artistique sans pour autant disposer d’une licence d’entrepreneur du spectacle. Mais uniquement si la structure se limite à 6 représentations par an.) Par contre, elle doit faire une déclaration de spectacles occasionnels auprès de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) de sa région. À adresser un mois avant le spectacle ou le concert, cette déclaration doit faire mention des informations suivantes :

• La nature, le nombre, la durée et la date de la manifestation
• Le nombre de salariés engagés
• L’enseigne, le nom (dénomination sociale)
• l’adresse (siège social)
• la forme juridique de l’exploitant du lieu de représentation du spectacle
• la forme juridique du producteur (diffuseur)

Si votre événements compte plus de 1 500 participants (y compris le staff), les organisateurs ont l’obligation de réaliser une déclaration auprès de la mairie ou de la préfecture.) À transmettre au plus tard un mois avant l’évènement (ou un an au plus tôt), cette déclaration doit mentionner :

• L’identité de l’organisateur
• Le lieu
• la date de déroulement de l’évènement ainsi
• l’heure de début et de fin
• La fréquentation
• La capacité du lieu
• La description des mesures de sécurité prévues et du service d’ordre envisagé
  

Demander les autorisations requises auprès de l’autorité compétente
Suivant les situations, l’organisateur doit obtenir l’autorisation de la municipalité ou de la préfecture pour pouvoir organiser une manifestation artistique. Un spectacle, un concert de rue requiert une déclaration préalable auprès du maire ou du préfet. Dès lors, si cet évènement se déroule dans une salle privée habilitée comme établissement recevant du public (ERP), elle est tenue d’informer la mairie en précisant dans son courrier :

• Les nom, prénoms et adresse des membres du comité d’organisation de l’évènement
• Le but de la manifestation
• Le lieu
• la date et l’heure du spectacle ou du concert
• La signature du responsable ou d’une personne mandatée par celui-ci
  

Pour organiser une manifestation dans un espace public il faut en réserver l’usage exclusif, il faut demander une autorisation à la municipalité. Et ce, deux mois avant la date du spectacle ou du concert. Pour les lieux en dehors du ressort du maire, il suffit de s’adresser à l’autorité concernée comme le ministre du Culte pour une église ou l’inspecteur d’académie pour une école.

Vous devez aussi dans le cas échéant demander une autorisation pour :

• La mise en place d’une buvette ou d’un bardemande
• Une licence de débit de boisson au moins 15 jours avant le spectacle ou le concert
• L’installation d’un chapiteau : déclaration par courrier indiquant le lieu et la date de l’évènement, la capacité d’accueil et les caractéristiques techniques du chapiteau
• La diffusion de musique et l’utilisation en public d’œuvres du répertoire de la Société des auteurs et compositeurs dramatiques : demande d’autorisation au minimum 15 jours avant la manifestation et paiement des droits d’auteur auprès de la SACEM ou de la SACD
• Déclarer l’usage d’une sonorisation sur la voie publique à faire au préalable à la mairie ou à la préfecture

Souscrire une assurance multirisque

(en effet, du montage au démontage des installations, il est crucial de couvrir les personnes, les biens et les locaux contre les éventuels dommages qui peuvent survenir avant, pendant et après le spectacle ou le concert.) la police d’assurance doit ainsi comporter :

• Une assurance responsabilité civile (RC) pour couvrir l’organisateur en cas de dommages causés à un tiers ou à un membre de l’association
• Une garantie accident pour indemniser les membres, dirigeants et bénévoles de l’organisme victimes d’un dommage corporel
• Une assurance tous risques matériels
• Une garantie annulation en cas d’annulation de la manifestation artistique en raison d’une grève ou d’une intempérie
  

Sécurité de l’événement

Il est necessaire de prévoir un service de sécurité et de secours.
Effectivement, l’organisateur doit prendre toutes les mesures qui s’imposent pour assurer la sécurité de l’évènement qu’elle organise. Particulièrement si celui-ci réunit plus de 1 500 personnes. Dès lors, vous devez prévoir un service d’ordre, dont la mise en place doit faire l’objet d’une déclaration à la mairie ou à la préfecture un mois avant la date du spectacle ou du concert. Il convient d’y mentionner :

• L’identité et les coordonnées de l’organisateur
• La nature de la manifestation artistique
• La date et l’heure
• Le lieu et sa capacité d’accueil
• Le nombre de personnes participant à son accomplissement (membres, volontaires, prestataires…)
• Le nombre de spectateurs attendus
• Les mesures de sécurité et le service d’ordre en détail
  

Service de secours

Quant au service de secours, il n’est pas obligatoire pour les évènements de petite ampleur. Il est quand même fortement conseillé de garder à portée de main une trousse de premiers secours. Mais également une liste des numéros d’urgence. Par contre, pour les grands spectacles et concerts, il est impératif de faire intervenir les secouristes, les pompiers ou l’antenne locale de la Croix-Rouge. Cela afin de garantir la sécurité des visiteurs et des membres du staff.

Communiquer sur son événement

Bien communiquer sur son spectacle ou son concert est primordial !
Pour assurer la réussite de sa manifestation artistique, l’organisateur ne doit en aucune manière négliger la communication. De fait, cet élément tient une place importante dans l’organisation de n’importe quel évènement. D’ailleurs, pour promouvoir efficacement le spectacle ou le concert, de nombreux supports existent, comme par exemple :

• La billetterie
  Pour bien choisir votre billetterie en ligne, veillez à vérifier les conditions d’utilisation, s’il y a des commissions prélevées sur le prix des billets, un nombre limité de participants, l’utilisation des données spectateurs etc… Certaines billetteries disposent d’un application mobile pour scanner les billets à l’entrée de l’événement, c’est un très bon moyen de réduire les files d’attentes à l’entrée et de filtrer vos participants. Une bonne billeterie en ligne est possible à intégrée sur un site internet ou dans un mini-site web, la billetterie est la première vitrine d’une manifestation artistique. En plus, elle facilite la gestion de la vente des places ou des préventes tout en faisant connaitre les artistes qui vont participer à l’événement. Véritable guichet personnalisé en ligne, ce support de communication permet en effet de donner les informations utiles sur le spectacle ou le concert. À savoir la date, l’heure et le lieu de déroulement, le prix d’entrée de la manifestation, le nom, le logo et les coordonnées de la structure organisatrice. Sans oublier éventuellement le nom et le logo des parrains ou sponsors.

• Les réseaux sociaux
  Informations pratiques, présentation des artistes, interviews, extraits de répétitions, photos de la salle…, communiquez le plus possible sur la manifestation. En outre, n’oubliez pas d’intégrer le lien de la billetterie sur votre page. Les canaux à privilégier pour faire la promotion de votre évènement sont les réseaux sociaux (en particulier instagram et Facebook). Ceux-ci sont incontournables pour lui donner de la visibilité !

• Les autres canaux de communication
  Presse, affiches, flyers, plaquettes…, les supports de communication classiques ne sont pas également à négliger. Il va sans dire qu’il faut se renseigner sur les règles qui peuvent s’appliquer pour certains canaux.

Bien gérer les membres organisateurs ?

Une bonne gestion des membres organisateur est la clé pour réussir son spectacle ou son concert. Cela passe ainsi par une bonne organisation logistique et des réunions préparatoires avec les personnes concernées en amont. Pour plus d’efficacité, il convient de répartir les tâches de façon équitable et de nommer un responsable pour superviser l’ensemble. Il est même préférable de constituer plusieurs équipes qui se chargeront chacune d’une tâche spécifique. Il en va de même le jour de l’évènement. Pour ce qui est des badges, ils doivent varier en fonction des postes et préciser les accès qu’ils donnent.

Pour conclure,

Organiser un événement est un travail de longue haleine, si vous souhaitez organiser un événement professionnel, n’hésitez pas à contacter notre chef de projet pour vous faire aider en cliquant ICI ou en appelant directement sur le téléphone de Florent au 06.34.44.34.47

Sachez que nous mettrons à votre disposition notre livre blanc de l’organisation synthétisant cet article et reprenant toutes les étapes importantes d’une organisation parfaite pour vous permettre de ne rien oublier. à bientôt. l’équipe ALBEMA France.