Comment organiser un festival en France en 10 étapes.

Étape 1 – Définir le thème du festival

Avant d’organiser un festival, il est primordial de déterminer la thématique sur laquelle votre événement  va se baser. Cela vous permettra d’ailleurs de rallier d’autres personnes et éventuellement d’autres associations et institutions à votre projet. Il va sans dire que le thème dépend avant tout de vos attentes et des objectifs de la manifestation. La durée ainsi que le ou les domaine(s) qu’il va couvrir peuvent également vous aider dans la définition du thème. Festival de musique, de danse, de cinéma, de théâtre…, les idées ne manquent pas. Le thème peut en outre permettre de définir le nom du festival.

À noter que le nom de cette manifestation culturelle peut parfaitement bien faire l’objet d’une protection via un dépôt de marque auprès de l’INPI.

Étape 2 – Définir le lieu du festival

Concernant le lieu dans lequel se tiendra le festival, il ne convient pas de le choisir au hasard. Il doit effectivement répondre aux installations que nécessite la manifestation. De même, la capacité du lieu doit être proportionnelle au nombre de festivaliers attendus. Et ce, qu’il s’agisse d’une salle ou d’un espace extérieur. En tout cas, selon le lieu choisi, la réalisation des démarches administratives est obligatoire en particulier dans sur des domaines publics et sur la voie publique.

Étape 3 – Communication sur votre festival

Au carrefour des images et des stratégies traditionnelles et récentes de marketing associées à la musique, Vous devez concevoir ou faire concevoir l’ensemble de vos outils de communication (flyers, programmes, affiches, encarts média, sites web, dossiers de presse, etc…)

Un point crucial à ne surtout pas prendre à la légère pour la réussite de son festival. La structure associative se doit dès lors de promouvoir efficacement son événement et de le faire gagner au maximum en visibilité. Différentes options existent :

Étape 4 – billetterie de votre festival, comment la gérer ?

Pour le choix des intervenants (artistes,prestataire technique son et lumière, food truck , etc.), vous n’avez qu’à vous baser sur le thème pour lequel vous avez opté en amont. Dès lors, si vous envisagez d’embaucher des artistes rémunérés, il est fortement conseillé de miser sur des intervenants renommés. Sinon, faire appel à des artistes amateurs peut être une alternative intéressante, surtout pour les petits budgets.

C’est une pratique plutôt courante dans le cadre de petit festivals. Concernant le prestataire technique, celui-ci va s’adapter aux différentes fiches techniques des artistes et à leur demande “technique” en terme de sonorisation, mise en lumière, surface scénique. il est d’ailleurs parfois préférable d’avoir au moins l’artiste de “tête” de votre festival et un budget alloué à la technique du festival (Exemple : Artiste de tête les CELKILT , budget max : 5000€) avant de contacter un prestataire technique

Attention ! Si vous avez pris contact avec des artistes rémunérés, il ne faut en aucune façon oublier de conclure un contrat d’engagement avec eux.

Étape 7 – Établir la programmation du festival

La programmation, c’est le le fil conducteur qui assurera le bon déroulement du festival. Un programme bien ficelé ne manquera pas d’ailleurs de contribuer au succès de votre événement. Bien évidemment, il doit prendre en considération les contraintes techniques et les cachets des artistes. Mais également les décisions prises initialement avec les intervenants lors de la signature des différent devis.

Étape 8 – Contracter une assurance

En tant que principal responsable et organisateur du festival, l’association loi 1901 se doit de souscrire une assurance qui couvre sa responsabilité civile (RC). Toutefois, il ne faut pas uniquement tenir compte de la dimension humaine. Il est important aussi de considérer la dimension matérielle de l’évènement. Autrement dit, vous devez ajouter des garanties qui pourront couvrir les matériels utilisés et le lieu de déroulement de la manifestation. Assurance annulation, grève, intempéries…, certaines garanties peuvent bien sûr être ajoutées selon vos besoins. N’hésitez pas à un contacter un courtier en assurance qui saura vous trouver la meilleure offre pour votre festival.

Étape 9 – Formalité déclarative et obligations légales

L’organisation d’un festival est soumise à certaines obligations légales, dont l’accomplissement d’une formalité déclarative ou d’une demande d’autorisation auprès de la mairie ou de la préfecture. À cela s’ajoutent d’autres démarches administratives spécifiques (mise en place d’une buvette, diffusion de musique, SACEM, ..), les obligations en matière de sécurité et l’assurance.

Si vous organisez votre festival dans un espace public, une autorisation administrative est nécessaire. L’association doit dès lors en faire la demande auprès du maire ou du préfet de police (pour les organismes domiciliés à Paris, Lyon et Marseille). Cette demande doit indiquer entre autres :

• L’identité de l’organisateur
• La date et les horaires de début et de fin du festival
• Le lieu de déroulement de la manifestation
• Les système de sonorisations prévues.

Il en va de même si votre évènement rassemble plus de 1 500 personnes. Vous devez transmettre une demande d’autorisation à l’autorité compétente au moins un mois (et 1 an au plus) avant le festival. Par contre, une simple déclaration suffit si le festival se tient dans un lieu privé habilité en tant qu’établissement recevant du public (ERP).

Plus d’information sur le site du service-public : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F21899S .

Suivant les circonstances, d’autres autorisations sont requises.

• Si vous souhaitez l’installation d’une buvette ou d’un bar, vous avez besoin d’une licence de débit de boisson. Pour l’obtenir, il faut faire votre demande en mairie au moins 15 jours avant le festival. De plus, vous devez respecter la réglementation applicable aux débits de boissons en matière d’affichage, d’étalage, d’hygiène et de sécurité. Le respect des règles d’hygiène alimentaire est aussi à ne pas négliger.
• Si une diffusion ou une interprétation des œuvres musicales est prévue lors de l’évènement, il convient d’obtenir l’autorisation de la SACEM. Sans oublier le paiement des droits de diffusion y afférents (Frais à inclure dans votre budget prévisionnel) . Cela s’applique également en cas d’utilisation en public d’œuvres figurant dans le répertoire de la Société des auteurs et compositeurs dramatiques (SACD).
• Si vous envisagez de mettre en place un chapiteau sur les lieux, une déclaration préalable est à effectuer. Elle doit dès lors préciser le lieu, la date et les horaires de déroulement du festival. Mais aussi la capacité d’accueil et les caractéristiques techniques du chapiteau à demander  au professionnel responsable de la location du chapiteau.

Étape 10 – Veiller à la sécurité du festival

L’association organisatrice doit assurer la sécurité du festival et prendre toutes les mesures indispensables pour limiter les risques d’accident. Vous devez donc tout mettre en œuvre pour respecter et faire respecter les règles de sécurité en vigueur. Cela non seulement par les festivaliers, mais également par les membres du staff (adhérents et bénévoles au sein de l’organisme associatif, prestataires, artistes, etc.). Lorsque la situation l’exige (festival réunissant plus de 1 500 personnes par exemple), la formation d’un service d’ordre est obligatoire.

En outre, il est impératif de vérifier la conformité des installations et des équipements utilisés. Et ce, afin d’éviter le plus possible des accidents (électrocution, incendie…). Les autorités peuvent par ailleurs demander l’intervention d’une équipe de secours. Antenne locale de la Croix-Rouge, secouristes, pompiers, volontaires , SIAP…, le choix vous appartient pour la composition de ce dispositif de secours.

Pour conclure,

Le succès de votre festival est l’affaire de tous vos membres et bénévoles. C’est pourquoi il est judicieux de les faire participer en leur donnant des responsabilités. Partager les charges de travail et établir une organisation interne permettent de prévenir les dérapages et autres mauvaises surprises. N’oubliez pas non plus de désigner une personne pour superviser l’ensemble.

Les différents postes à combler avant de commencer :