Comment organiser une conférence professionnelle dans le Grand-Est ( Nancy, Metz, Épinal )

Organiser un événement professionnel

Comment gérer l’organisation d’une conférence professionnelle dans le Grand-Est, plus précisément en Lorraine ( Nancy, Metz, Épinal) ? Les conférences forment une excellente occasion pour réunir des personnes pour échanger leurs points de vue sur des sujets qu’ils partagent. Souvent, ces événements ont lieu dans une salle nécessitant un support technique (Sonorisation, lumière, retransmission vidéo, scène )

Voici quatre Grandes étapes pour maîtriser votre événement

Étape 1

Le lancement des préparatifs devrait avoir lieu au moins 8 mois avant, et même plus tôt si les participants sont nombreux, ou si l’objet de la conférence est complexe.  D’autre part, de nombreux participants auront peut être besoin d’un certain temps pour organiser leur voyage.

Créez un comité. Il aura pour mission de prendre toutes les décisions concernant la conférence. Le fait de recourir à cette formule vous donnera la possibilité d’avoir plusieurs avis et de passer en revue le maximum de détails avant de clore une question.

Pour créer votre comité nommer un(e) coordinateur(trice), un(e) trésorier(e) et un(e) secrétaire 

Le/la coordinateur(trice) sera chargé de tenir un rapport avec les buts et les ordres du jour. Le/la  (e) trésorier(e) sera chargé de gérer le budget global de l’événement ( Support technique, frais de vie des intervenants, restauration, etc..). Le/la secrétaire gérera les invitations, la mise en contact, etc. Sinon vous pouvez recourir à un organisateur événementiel dans le cas ou le temps vous manque.

Valider le lieu et la date, inspirez-vous des normes suivies dans votre branche d’activité avant de choisir votre période et même si vous n’êtes pas encore prêt à fixer ces éléments, vous devrez avoir une idée sur la durée de la conférence. La durée dépend du nombre des participants et des objectifs à atteindre. Pour une audience de 250 à 300 personnes, prévoyez au moins 2 journées pleines. Concernant le lieu, il est préférable d’opter pour une capitale ou une grande agglomération attrayante que les participants seraient tentés de visiter. Une personne hésitante pourrait décider de participer à une conférence qui se déroule dans une région touristique.

Donnez un thème/titre à votre conférence, ainsi, vous aurez plus de facilité pour faire votre publicité, votre planification et vous pourrez aussi construire une présence pour la conférence sur les médias sociaux. Pour avoir une idée, examinez les titres de conférences semblables et faites votre choix, sans pour autant sacrifier votre originalité.

Étape 2

Établissez votre budget vous ne pouvez rien faire si vous ne connaissez pas le montant global dont vous disposerez pour organiser la conférence. En fait, il suffit de répartir ce montant entre les différents postes : la location d’une salle, le support technique et la rétribution des conférenciers. Appliquez votre budget scrupuleusement, et si vous déléguez certaines de vos responsabilités, vérifiez à valider un budget à chacun de vos collaborateurs pour les obliger à respecter leurs limites financières.

Fixez le prix des tickets et les modes de commercialisation. Généralement, pour assister à une conférence qui dure plusieurs jours ou qui inclut des repas, il faut payer des frais d’inscription qui varient de quelques dizaines à des centaines d’euros, selon la nature de la conférence.

Choisissez le lieu en examinant les endroits possibles, n’oubliez pas le nombre de participants, les commodités, les aires de stationnement, la proximité des transports publics, les aéroports et les hôtels. Votre but consiste à trouver un lieu qui permet aux participants d’y accéder aussi facilement que possible.

Fixez le menu, n’oubliez pas que les participants n’aimeraient pas passer leurs journées sans prendre un repas décent, et la plupart d’entre eux ignorent ce qui est disponible sur les lieux. Ne perdez pas de vue que certains participants pourraient avoir des allergies, des restrictions ou des préférences qui risquent de compliquer le choix du menu. Un traiteur expérimenté pourrait proposer des menus pour végétariens ou des plats sans gluten, etc.

Étape 3

Valider le programme et le contenu de la conférence, vous connaissez déjà le titre et l’objet de la conférence, mais il vous reste à préciser son déroulement. Il y a plusieurs types de conférences, et chaque branche d’activité traite la question à sa façon. Si vous hésitez sur la manière de procéder, suivez une formule classique.

• Commencez par le thème principal ou un discours d’ouverture. Généralement, la tâche est confiée à une célébrité du domaine, qui fait une présentation ou prononce un discours. Donc, essayez de persuader un conférencier très connu pour tenir ce rôle. La séance inaugurale peut avoir lieu en début de soirée et se terminer par un dîner. Elle peut aussi être programmée au début de la matinée du 1^er jour de la conférence.
• Le jour ou les jours suivants seront divisés en séances plus courtes. Le contenu de ces séances est déterminé par les participants, qui font des propositions écrites, mais vous pouvez aussi organiser des ateliers, des projections vidéos ou d’autres activités. Selon le nombre des participants, vous avez la possibilité d’avoir une seule séance, c’est-à-dire une plénière ou plusieurs séances concomitantes, animées par différents groupes, parmi lesquelles les participants peuvent choisir.
• Terminez la conférence en beauté par une séance de clôture à laquelle vous inviterez un conférencier captivant, ou vous lancerez un défi aux participants.

Choisissez le “type” de vos séances, il dépend des normes appliquées dans votre branche d’activité. Vous avez le choix entre les conférences, les ateliers, les exposés relatifs à de nouvelles pratiques ou de travaux en cours, ou bien l’examen de l’état actuel de la profession. La nature de vos séances aura un impact sur la publicité que vous ferez pour la conférence. Donc, fixez suffisamment à l’avance le contenu qui vous semble le mieux adapté au public ciblé. Pour réussir votre conférence, il est préférable d’inclure dans le programme d’autres événements importants. Vous pouvez réserver du temps pour traiter de l’organisation des affaires ou de l’octroi de récompenses. Examinez la possibilité de proposer aux participants des activités de loisir, comme visiter la ville, aller au théâtre, à un concert ou voir un film. Dans certains secteurs, ces activités connexes font partie d’une conférence, tandis que dans d’autres elles sont considérées comme déplacées.

Étape 4

Dressez la liste des participants. Si vous ne ciblez que quelques personnes, par exemple des employés, la publicité de votre conférence est quasiment immédiate. Un simple courriel ou deux plus une annonce sur le bulletin d’information ou lors des réunions de travail devraient suffire pour porter l’événement à la connaissance des intéressés.

Invitez des dirigeants de votre secteur d’activité, vous aurez besoin d’un conférencier confirmé pour animer la séance d’ouverture et convaincre les participants. Lorsque vous serez sûr de la participation de personnes réputées, vous pourrez inclure cette information dans la documentation et les supports publicitaires de la conférence.

Créez un site internet, de nos jours, la mise en place d’une plateforme numérique est devenue nécessaire pour assurer le succès d’une manifestation. Choisissez un nom de domaine qui contient ou reflète le titre de la conférence. Publiez les informations importantes, et n’oubliez pas d’inscrire l’adresse du site sur la documentation imprimée et les affiches publicitaires. Indiquez aussi la date, l’heure et l’adresse de la salle où se tiendra la conférence, ainsi que les noms des principaux intervenants. Vous pouvez aussi inclure des informations à propos des transports, des possibilités d’hébergement et du programme s’il est prêt. Vous pouvez aussi créer un lien pour une inscription en ligne.

Lancer une campagne publicitaire en commençant suffisamment tôt, même avant une année, pour donner le temps aux participants de soumettre leurs propositions. Cependant, votre approche dépendra de la taille de la conférence et de la nature du public que vous ciblez. Vous pouvez utiliser les réseaux sociaux (Facebook, twitter, linkedin, etc..) pour mettre en place un véritable  réseau de communication. Vous pouvez aussi créer des affiches, des brochures ou d’autres supports publicitaires que vous envoyez aux groupes, aux organisations ou aux entreprises concernées. Dans vos supports publicitaires, vous devrez inclure un appel à la participation à la conférence ou un appel à propositions. Ces appels visent notamment les personnes ou les groupes souhaitant soumettre des documents, créer un panel d’experts ou animer un atelier.

Pour finir,

Il est préférable que les participants puissent s’inscrire avant la conférence, même quelques mois à l’avance pour évaluer plus facilement l’importance de l’assistance. Lancez une inscription en ligne à travers le site de la conférence. Pour encourager les inscriptions de bonne heure, offrez une réduction à ceux qui s’enregistrent un mois ou plus avant la date de la conférence. Le prix sera légèrement supérieur pour les participants qui s’inscrivent soit quelques jours avant la conférence ou le jour de l’ouverture.